Unfortunately, this strategy is only available in Finnish.
Strategia on saatavilla pdf-muodossa.
Johdanto
Tämä on Tampereen yliopiston vieraiden kielten opiskelijoiden ainejärjestö Lexica ry:n viestintästrategia, jonka pohjalta järjestömme viestintää toteutetaan ja sen onnistumista seurataan. Strategia sisältää viestintää ohjaavat arvot, viestinnän tavoitteet ja tehtävät, seurannan periaatteet sekä kriisiviestintäsuunnitelman. Dokumentin tavoitteena on johdonmukaistaa viestintää ja luoda selkeät raamit vuosittain vaihtuville toimijoille sekä lisätä avoimuutta jäsenistön suuntaan.
Arvot
Yhdenvertaista viestintää
Yhdenvertaisuus on Lexicalle yksi tärkeimmistä toimintaa ohjaavista arvoista. Sama toteutuu myös viestinnän osalta. Lexican viestintä on yhdenvertaista, eikä jätä ketään ulkopuolelle. Viestintä huomioi jäsenistön monimuotoisuuden ja näin ollen käyttää korrektia ja inklusiivista kieltä. Lexican viestintä mukailee Lexican yhdenvertaisuussuunnitelmaa ja on pääasiassa kaksikielistä (suomi ja englanti), mutta hallintokielen vuoksi virallisemmat dokumentit ynnä muut ovat vain suomeksi.
Ymmärrettävyys
Lexican viestintä avaa jaettavaa tietoa ymmärrettävään muotoon. Viestinnässä käytetään yleis- ja opiskelijamaailmaan sopivaa kieltä. Ymmärrettävillä ja miellyttävillä ilmauksilla pyritään tuottamaan viestintää jäsenille helpommin vastaanotettavaksi ja sisäistettäväksi.
Avoimuus
Lexica viestii avoimesti toiminnastaan, tapahtumistaan ja päätöksenteostaan. Jaettava tieto on helposti löydettävää ja jokaisen jäsenen nähtävissä. Hallituksen toiminnasta viestiminen on läpinäkyvää. Luottamusta jäsenistöön rakennetaan johdonmukaisella ja ajantasaisella viestinnällä.
Tavoitteet ja tehtävät
Kohderyhmät
Koska Lexica on opiskelijoita edustava ja heidän etuaan ajava järjestö, viestinnän pääasiallinen kohderyhmä on sen jäsenistö, eli Tampereen yliopiston vieraiden kielten opiskelijat. Muita kohderyhmiä ovat toiset opiskelijajärjestöt, Tampereen ylioppilaskunta TREY, yliopiston muut tahot ja henkilökunta, mahdolliset tapahtumien sponsorit sekä muut Lexican toiminnasta kiinnostuneet, kuten kieliä opiskelemaan hakevat tai opiskelijoiden tuttavat ja läheiset.
Tehtävät
Viestintämme tärkeimpänä tavoitteena on tiedottaa jäseniä ainejärjestön tärkeistä ja ajankohtaisista asioista, kuten tapahtumista, päätöksenteosta ja edunvalvonnasta. Toinen tärkeä tehtävä on vastavuoroisesti vastaanottaa ja kuunnella jäsenistön toiveita ja tarpeita.
Tavoitteet
Lexican viestinnän pääpaino on yhdistyksen arvomaailman välittäminen, jäsenistön yhteisöllisyyden voimistaminen ja jäsenten aktivoiminen niin tapahtumien kuin esimerkiksi hallitustoiminnan saralla. Vuonna 2021 Lexicalle julkaistiin uusi logo, joka loi pohjan yhdistyksen uudelleenbrändäykselle. Viestinnälle pyritään luomaan yhtenäinen ilme niin visuaalisesti kuin kirjallisestikin. Yhtenäinen, selkeä ja nykyaikainen brändi sekä johdonmukainen viestintä edistävät järjestön toimintaa, tekee siitä helpommin tunnistettavan ja saavutettavan sekä lisää muiden tahojen tietoisuutta Lexican toiminnasta.
Toteuttaminen
Viestintävälineet
Lexican keskeisimmät viestintävälineet ovat:
- Telegram
- Sähköposti
- Nettisivut
- Ainejärjestölehti Konteksti
Telegram toimii Lexicalla nopeana viestinvälityskanavana. Virallisen tiedotuskanavan “Lexica tiedottaa” ohella on myös epävirallisempi keskusteluryhmä. Tässä ryhmässä jäsenistöllä on mahdollisuus keskustella toistensa kanssa, mutta olla myös helposti yhteydessä hallitukseen ja esittää tarvittaessa kysymyksiä. Tiedotuskanavan kautta informoidaan jäsenistöä tulevista tapahtumista ja muista tärkeistä ja ajankohtaisista asioista.
Lexican Instagram on tärkeä osa erityisesti tapahtumatiedotusta. Instagramiin julkaistaan postauksia eri tapahtumista ja muista tiedotettavista asioista, ja tarinat-osioon kootaan esimerkiksi viikkotiedote sekä nostoja Lexican hallituksen kokouksista. Instagram-tarinat toimivat myös keinona osallistaa jäsenistöä esimerkiksi kysymyslaatikoiden avulla. Facebook on Lexicalla käytössä pääasiassa tapahtumatiedotukseen, ja lähes jokaiselle tapahtumalle luodaan oma Facebook-tapahtumasivusto. Lexican suuremmilla tapahtumilla, Kyrpongin MM-kisoilla ja Kielareilla on omat Instagram-tilinsä ja Kyrpongin MM-kisoilla lisäksi oma Facebook-sivustonsa.
Sähköposti on yksi Lexican virallisemmista tiedotuskanavista. Lexicalla on oma sähköpostilista jäsenistölleen, jonka kautta lähetetään viikkotiedote suomeksi ja englanniksi. Listan kautta välitetään mm. tietoa tapahtumista, sekä muita tärkeitä ja jäsenistöä koskevia tiedotteita, esimerkiksi tieto opettajien sijaisuustarpeista sekä muita työpaikkailmoituksia.
Lexican nettisivuille on kerätty pysyvämpää ja pitkäaikaisempaa tietoa mm. opinnoista, tapahtumista ja yhdistyksen toiminnasta. Sivuilta löytyvät lisäksi hallituksen ja toimihenkilöstön jäsenet sekä heidän yhteystietonsa. Nettisivuilta löytyy myös digitaalinen ainejärjestölehti Konteksti. Konteksti julkaisee Lexican jäsenistölle relevantteja artikkeleita ja haastatteluita.
Viestinnän vastuunjako
Lexican viestintävastaavan kanssa viestintää on kehittämässä viestintätiimi, johon kuuluu viestintätoimihenkilö, sometoimihenkilö, käännöstoimihenkilö sekä Kontekstin päätoimittaja. Sosiaalisen median viestintää, lähinnä Instagramia ja Facebookia, hoitaa sometoimihenkilö. Ainejärjestölehti Kontekstissa julkaistavista teksteistä huolehtii pääasiassa Kontekstin päätoimittaja, mutta lehteen saavat halutessaan kirjoittaa myös esimerkiksi muut opiskelijat ja opettajat.
Lexican muut hallituslaiset vastaavat oman sektorinsa ajankohtaisista asioista viestimisestä, kuten kokouskutsuista, pöytäkirjoista, tapahtumista ja muista tiedotteista. Viestintätiimi toimii tarvittaessa tämän viestinnän tukena.
Seuranta
Lexican viestintävastaava tulee huolehtimaan viestintäsuunnitelman seuraamisesta ja tarvittaessa ohjaa muuta hallitusta sen noudattamisessa. Jäsenistölle annetaan myös mahdollisuus vaikuttaa viestintään ja ilmaista näkemyksiään palautekyselyiden välityksellä.
Kriisiviestintä
Kriisiviestintää tarvitaan turvallisuutta uhkaavissa (onnettomuudet tai loukkaantumiset järjestön tapahtumissa tai tiloissa) tai mainetta uhkaavissa (järjestön sisäinen kohu tai sopimaton toiminta) tilanteissa. Viestinnän tavoitteena on tällöin informoida jäsenistöä epätavallisesta tapahtumasta, sattumuksesta tai tilanteesta asianmukaisesti kaikkia osapuolia kunnioittaen, kuitenkaan lietsomatta tai paisuttelematta, ja välittää tarvittaessa toimintaohjeita tai pyytää anteeksi. Viestinnän tulee olla nopeaa ja tiedon oikeaa ja selkeää.
Kriisitilanteessa viestinnästä vastaa järjestön viestintävastaava ja puheenjohtaja, sekä hallituksen jonkin toisen sektorin vastaava, jos kyseinen kriisi liittyy tähän sektoriin. Tiedon välittämisessä käytetään Lexican virallisia viestintäkanavia, kuten sähköpostia tai Telegramia, ja sillä pyritään tavoittamaan kohderyhmä mahdollisimman laajasti ja nopeasti. Kerrotaan myös aina, kehen hallituslaiseen jäsenistö voi olla yhteydessä esimerkiksi lisätietoja varten.